Formulaire web et RGPD : que faut-il vraiment afficher ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en mai 2018, la manière dont les données personnelles sont collectées, stockées et utilisées a changé. Cela concerne directement les formulaires en ligne, qu’il s’agisse d’un simple formulaire de contact, d’une inscription à une newsletter ou d’une demande de devis.

Quelles sont les informations à afficher pour être conforme au RGPD ? Cet article vous guide pour comprendre et appliquer les règles essentielles du RGPD à vos formulaires en ligne. Découvrez comment protéger les données de vos utilisateurs et respectez la réglementation en vigueur.

Pourquoi vos formulaires doivent-ils être conformes au RGPD ?

Qu'est-ce qu'un formulaire conforme au RGPD ?

Le RGPD s’applique à toute collecte de données personnelles. Cela inclut donc vos formulaires en ligne, même les plus simples.

Un formulaire conforme au RGPD :

1. Précise clairement pourquoi les données sont collectées.
2. Collecte uniquement les données nécessaires à l’objectif annoncé.
3. Demande un consentement explicite, lorsque cela est requis.
4. Informe clairement sur l'utilisation des données recueillies.
5. Permet à l’utilisateur d’exercer ses droits facilement.

Ne pas respecter ces règles vous expose à des sanctions significatives. Vous encourez des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % de votre chiffre d'affaires annuel mondial. Vous risquez aussi une perte de confiance de vos utilisateurs, ce qui peut nuire à votre réputation et à vos ventes.

Quelles données sont concernées ?

Dans le cadre de vos formulaires, cela concerne notamment :

1. Les données d'identification : nom, prénom, adresse postale.
2. Les coordonnées de contact : adresse email, numéro de téléphone.
3. Les informations professionnelles : fonction, entreprise, secteur d'activité.
4. Les données techniques : adresse IP, identifiants de connexion.
5. Les informations financières : coordonnées bancaires (pour les formulaires de paiement).
6. Toute information spécifique : âge, situation familiale, etc.
7. Les préférences et centres d'intérêt exprimés dans certains formulaires.

Attention ! Même si vous utilisez un plugin ou un outil externe (comme Mailchimp, Typeform, Google Forms…), vous êtes responsable de la conformité des données collectées.

Les règles essentielles pour des formulaires conformes au RGPD

1. Obtenir un consentement explicite

Vous devez toujours justifier la base légale de votre collecte de données. Deux cas se présentent généralement :

Le consentement : l'utilisateur doit accomplir une action positive pour manifester son accord (inscription à une newsletter, offres promotionnelles).

L’intérêt légitime : cette base s’applique pour certains formulaires où le traitement des données est nécessaire et attendu pour répondre à la demande de l’utilisateur (réponse à une demande via un formulaire de contact).

Pour obtenir un consentement valable, plusieurs conditions doivent être respectées :

1. Utiliser des cases à cocher non pré-cochées. Le pré-cochage est explicitement interdit par le RGPD.
2. Créer des cases distinctes pour chaque finalité : par exemple, une case pour la newsletter et une autre pour les offres commerciales.
3. Formuler clairement l'objet du consentement. Voici quelques formulations simples :

"Je souhaite recevoir la newsletter mensuelle contenant des conseils web et les actualités du secteur ☐"

"J'accepte de recevoir par email les actualités et conseils web hebdomadaires ☐"

"J'accepte d'être contacté par téléphone pour des offres personnalisées sur les services web ☐"

"J'accepte que mes données soient utilisées pour personnaliser mon expérience sur le site ☐"

1. Permettre le retrait facile du consentement. L'utilisateur doit pouvoir se désinscrire aussi simplement qu'il s'est inscrit.
2. Conservez une preuve du consentement (via votre outil de formulaire ou un CRM).

2. Éléments obligatoires à intégrer dans vos formulaires

Privilégiez la minimisation des données : demandez uniquement les informations dont vous avez réellement besoin.

1. Pour un formulaire de contact, inutile de demander l’adresse postale.
2. Pour une inscription à une newsletter, l’email suffit.

Faites apparaître les mentions d'information obligatoires directement dans votre formulaire ou à proximité :

1. L'identité et les coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) ou du responsable du traitement (votre entreprise).
2. La finalité : à quoi serviront les données ? ("Nous utilisons votre adresse email pour vous envoyer notre newsletter hebdomadaire et votre code postal pour vous informer des événements près de chez vous").
3. La durée de conservation des données : combien de temps les gardez-vous ?
4. Les destinataires des données : qui y aura accès ?
5. Les droits de l'utilisateur : accès, rectification, suppression, portabilité.
6. Les éventuels transferts hors UE.
7. La possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

3. Respecter les droits des utilisateurs

La conformité au RGPD ne s'arrête pas à la conception du formulaire. Vous devez également mettre en place des procédures pour respecter les droits des utilisateurs après avoir consenti au traitement de leurs données :

1. Le droit d’accès : l’utilisateur désire consulter les informations que vous détenez sur lui.
2. Le droit de rectification : l’internaute souhaite corriger ses informations, en cas d’erreur ou de changement. Par exemple, via un compte en ligne ou en répondant rapidement aux demandes par email.
3. Le droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) : l’utilisateur demande la suppression définitive de ses données personnelles. Cela peut être un lien de désinscription dans vos emails ou un formulaire dédié sur votre site.
4. Le droit à la portabilité : la personne souhaite transférer ses données vers un autre service ou prestataire. Soyez en mesure de lui fournir l'ensemble de ses données dans un format structuré et couramment utilisé (comme CSV ou XML).

4. Sécuriser et conserver les données collectées

Le RGPD impose aussi de protéger les données collectées via vos formulaires.

Les mesures techniques comprennent :

1. La sécurisation de la connexion au formulaire via le protocole HTTPS.
2. Le chiffrement des données sensibles.
3. La protection contre les attaques par injection SQL.
4. L'utilisation de captchas pour éviter les soumissions automatisées.
5. Les sauvegardes régulières et sécurisées.

Une politique de conservation des données consiste à :

1. Stocker les données dans des outils conformes (CRM, boîte mail sécurisée).
2. Limiter l'accès aux données au personnel strictement nécessaire.
3. Mettre en place une politique de mots de passe robustes.
4. Effectuer des audits de sécurité réguliers.
5. Former votre équipe aux enjeux de la protection des données.

Le RGPD exige que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire. Déterminez donc des durées de conservation précises selon la finalité de chaque formulaire. Quelques exemples :

1. Données de contact : 12 à 24 mois.
2. Inscriptions newsletter : jusqu’à désinscription ou inactivité prolongée.
3. Données clients : durée de la relation commerciale +3 à 5 ans.

Mettez en place un système d'archivage ou de suppression automatique une fois ces délais écoulés.

Étapes pratiques pour créer un formulaire conforme au RGPD

La conception d'un formulaire accessible et transparent

Concevez votre formulaire en veillant à :

1. Organiser les champs de manière logique et intuitive.
2. Simplifier vos formulaires : réduire les champs au strict minimum.
3. Placer les mentions d'information à un endroit visible.
4. Utiliser un langage simple et compréhensible.
5. Proposer des explications contextuelles (infobulles, icônes d'information) pour les champs qui pourraient susciter des questions.

L'intégration technique des cases à cocher pour le consentement

Cette étape technique est très importante pour la conformité de votre formulaire :

1. Programmez des cases à cocher non pré-cochées.
2. Assurez-vous que l'envoi du formulaire est impossible sans le consentement requis (pour les traitements basés sur le consentement).
3. Enregistrez la preuve du consentement (date, heure, contenu exact de ce qui a été accepté).
4. Testez le bon fonctionnement du mécanisme de consentement sur différents appareils.

Maintenir la conformité de vos formulaires dans le temps

La conformité au RGPD est un processus continu qui nécessite une vigilance constante.

Le processus d'audit régulier de vos formulaires

Vérifiez au moins une fois par an tous vos formulaires en ligne :

1. Les finalités de collecte sont-elles toujours d'actualité ?
2. Est-ce que vous collectez des données devenues superflues ?
3. Les mentions d'information sont-elles à jour ?
4. Les mécanismes de consentement fonctionnent-ils correctement ?
5. Les procédures d'exercice des droits sont-elles efficaces ?

S'adapter aux évolutions de la jurisprudence sur le RGPD

Le droit de la protection des données évolue constamment avec les décisions des autorités de contrôle (comme la CNIL en France) et les arrêts de la Cour de Justice de l'Union Européenne. Restez informé de ces évolutions pour adapter vos pratiques. Quelques sources fiables à suivre :

1. Le site de la CNIL : www.cnil.fr
2. Les newsletters spécialisées en droit numérique.
3. Les webinaires et formations en ligne sur le RGPD.

Conserver une trace de vos actions

Le RGPD instaure un principe de responsabilité qui vous oblige à pouvoir démontrer votre conformité. Gardez précieusement :

1. Les dates de mises à jour, mentions ajoutées, etc.
2. Les preuves de consentement des utilisateurs.
3. Les contrats avec vos sous-traitants (hébergeurs, prestataires marketing...).
4. Les procédures mises en place pour répondre aux demandes des utilisateurs.
5. Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adoptées.

Cette documentation vous servira en cas de contrôle de la CNIL ou de plainte d'un utilisateur.

Conclusion

Les formulaires en ligne sont souvent le premier point de contact entre votre entreprise et vos prospects. Il est donc essentiel qu’ils soient conformes au RGPD, à la fois pour protéger les données personnelles de vos utilisateurs et pour instaurer une relation de confiance durable avec eux.

Vous avez besoin d’un formulaire conforme au RGPD ? Contactez notre agence dès maintenant, nous le faisons pour vous !