Comment une application web peut centraliser vos processus métiers ?

Vous gérez encore vos processus internes à l’aide de différents outils ? Tableurs, documents partagés, emails, carnets papier. Résultat ? Des informations éparpillées, des pertes de temps et un manque de visibilité globale.

Et si vous passiez à une application web métier pour centraliser tous vos processus ? Changez la gestion quotidienne de votre entreprise et gagnez en productivité.

Découvrez les avantages d’avoir une application web métier au sein de votre entreprise et suivez les différentes étapes de sa mise en place.

Comprendre les applications métiers web

Qu'est-ce qu'une application métier web ?

Une application web métier est un logiciel développé pour répondre aux besoins internes d’une entreprise et accessible depuis un navigateur internet. Une application métier sur mesure est conçue pour s'adapter à vos processus plutôt que de vous forcer à adapter vos processus à un logiciel standard.

En quoi une application web est-elle différente d'un site internet ?

Un site internet, c’est la vitrine de votre entreprise. Il présente vos services ou vos produits. Il a pour but d’attirer de nouveaux clients, de diffuser de l’information. Il est accessible à tous les internautes.

Une application web métier est un outil de travail interne à votre entreprise. Elle est conçue pour traiter des données, automatiser des actions, piloter des opérations internes. Elle est interactive, sécurisée, et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés.

Les différents types d'applications métiers disponibles pour les entreprises

Chaque entreprise a des besoins uniques. C’est pourquoi les applications métiers peuvent prendre de nombreuses formes :

1. CRM (Customer Relationship Management ou gestion de la relation client) : centraliser les informations client, améliorer la satisfaction client, augmenter les ventes et fidéliser la clientèle.
2. ERP (Enterprise Resource Planning ou gestion des ressources de l’entreprise) : gérer les factures, la comptabilité, les projets avec suivi des tâches.
3. Système de gestion des ressources humaines : suivi des absences, des congés, des formations, des fiches de paie.
4. Portails clients ou fournisseurs : suivi des commandes.
5. Outils de gestion de la production : ordre de fabrication, planification et suivi des processus de production.
6. Systèmes de réservation ou de gestion de stock : par exemple, un système de réservation pour votre chaîne d'hôtels, intégrant la gestion des disponibilités et les paiements en ligne.
7. Systèmes de gestion de contenu (CMS) : gérer vos articles, vos abonnements et vos publicités, sans recourir à des solutions standardisées comme WordPress.

Les avantages de la centralisation de vos processus métiers

Regroupement des données

L’un des premiers bénéfices est la création d’une base de données unique, sécurisée et accessible à tous les utilisateurs autorisés.

1. Une seule source d’informations : clients, devis, factures, projets, stocks…
2. Réduction des risques d’erreurs de saisie ou de duplication : quand une information est mise à jour, elle l'est pour tous les services.
3. Possibilité de croiser les données pour générer des tableaux de bord pertinents. Par exemple, vous visualisez quels sont les commerciaux les plus performants ce mois-ci, en croisant les données du CRM et de la facturation.

Accès unifié à l’information

Grâce à l’application web, toutes vos équipes disposent des mêmes données, en temps réel, où qu’elles soient.

1. Plus de versions multiples de documents : pas besoin de vous demander si vous travaillez sur la dernière version d'un document ou d'envoyer constamment des mises à jour par email.
2. Des mises à jour automatiques visibles par tous : un commercial en déplacement peut consulter l'état des stocks exact au moment où il rencontre un client. Au même moment, le service logistique peut voir les nouvelles commandes entrantes sans délai.
3. L’information est consultable sur tout appareil connecté : que vous soyez au bureau sur votre ordinateur, en déplacement avec votre tablette ou chez un client avec votre smartphone, vous accédez aux mêmes données.
4. Idéal pour le télétravail, les déplacements ou le travail en multi-sites : les équipes distantes restent parfaitement synchronisées avec le reste de l'entreprise.

Automatisation des flux de travail

Les applications web métiers permettent de fluidifier vos processus en automatisant les tâches répétitives et les validations.

1. Automatisation des tâches répétitives : des opérations comme l'envoi de rappels de paiement, la génération de rapports hebdomadaires ou la mise à jour de listes de contacts peuvent être entièrement automatisées.
2. Gain de temps sur les opérations administratives : les processus chronophages sont réduits à quelques minutes. Un cabinet d'expertise comptable peut automatiser la saisie des factures et leur affectation comptable.
3. Envoi automatique de rappels ou de notifications : le système alerte les personnes concernées au moment opportun, sans intervention manuelle.
4. Circuits de validation prédéfinis : les demandes de congés, les notes de frais ou les approbations de documents suivent automatiquement le circuit approprié.

Personnalisation selon vos besoins

Une application métier sur mesure s’adapte parfaitement à votre façon de travailler :

1. Les fonctionnalités sont définies en fonction de vos processus : au lieu d'adapter vos méthodes de travail à un logiciel standard, c'est l'outil qui s'adapte à vous.
2. L’interface est adaptée aux différents rôles des utilisateurs : chaque collaborateur voit uniquement les informations et fonctionnalités pertinentes pour son poste.
3. L’outil évolue avec votre entreprise : ajout de modules, ajustement des workflows, intégration avec d’autres logiciels. Par exemple, une start-up commence avec un simple module de gestion client, puis elle ajoute progressivement la facturation, la gestion des contrats et un tableau de bord financier.

Les étapes pour mettre en place votre application métier

Analyse des besoins

Avant de vous lancer dans le développement d'une application métier, il faut analyser vos besoins :

1. Quels sont les points faibles dans vos processus actuels ?
2. Quelles sont les tâches les plus chronophages ?
3. Quels indicateurs aimeriez-vous suivre ?

Impliquez les futurs utilisateurs dans cette phase afin d’avoir un maximum de retours. Grâce à une analyse détaillée, vous posez les bases d’un cahier des charges clair et réaliste.

Développement et déploiement

Une fois les besoins identifiés, place au développement technique. Ce processus peut durer de quelques semaines à plusieurs mois selon la complexité du projet. Voici comment nous procédons chez Agora Studio :

1. Élaboration d’un devis gratuit : après la réalisation du cahier des charges, nous vous envoyons un devis détaillé, gratuit et sans engagement.
2. Création d’une maquette : suite à la validation du devis, notre équipe élabore une maquette personnalisée, intégrant chaque point de votre cahier des charges.
3. Développement personnalisé de votre application : une fois la maquette approuvée, nous passons au développement front-end (intégration graphique) et développement back-end (structure technique, serveur, gestion des données, fonctionnalités). Notre développeur élabore des interfaces utilisateur attrayantes et intuitives.
4. Phase de tests : dans un premier temps, vous avez accès à une démo privée. Vos utilisateurs réalisent des tests.
5. Déploiement : après validation, nous passons à la mise en route de votre application.

Formation et accompagnement

La réussite d'une application métier repose en grande partie sur son adoption par les utilisateurs, d'où l'importance de cette étape :

1. Sensibilisation des équipes à l'utilisation de l'outil : avant même le déploiement complet, préparez vos collaborateurs au changement et présentez-leur les bénéfices de la nouvelle application.
2. Sessions de formation : organisez des sessions de formation adaptées aux différents profils d'utilisateurs.
3. Mise à disposition de supports de formation : créez des guides, des tutoriels vidéo ou une base de connaissances pour faciliter la prise en main.
4. Support technique et mises à jour régulières : après le déploiement, un support technique est indispensable pour résoudre les difficultés rencontrées par les utilisateurs. Ce support peut être interne ou externe selon la taille de votre entreprise.

Chez Agora Studio, nous vous proposons un accompagnement à la prise en main : nous prenons le temps de vous former à l’utilisation de votre application web. Bénéficiez également du support disponible 24/7.

Conclusion

Grâce à la centralisation de vos processus métiers via une application web, vous gagnez en efficacité, en visibilité et en réactivité. Vous réduisez les erreurs, vous automatisez vos tâches répétitives et vous offrez à votre équipe un outil performant accessible partout et pensé pour leur quotidien.

Contactez notre agence Agora Studio. Nous vous accompagnons dans la mise en place d’une solution simple, personnalisée et évolutive, parfaitement alignée avec vos objectifs.